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Le marché de la dématérialisation évolue grâce à différents leviers de croissance liés à la révolution numérique et aux obligations réglementaires. Selon Xerfi, ce secteur devrait atteindre un chiffre d’affaires d’environ 9,5 milliards d’euros en France d’ici 2024, avec une hausse prévisionnelle annuelle de 5,3 %.
Cette étude témoigne de l’intérêt croissant que les entreprises portent à la gestion numérique de leur contenu et de leurs documents. Aujourd’hui, plusieurs entreprises délaissent les formats papier au profit de solutions électroniques, notamment des systèmes de gestion documentaire tels que la GED et la SAE.
Comme beaucoup de professionnels, vous ignorez la différence entre la Gestion Électronique des Documents (GED) et le Système d’Archivage Électronique (SAE) ? Afin de ne plus rester dans le doute et faire des choix éclairés pour votre entreprise, Docloop dévoile les principales nuances entre ces deux notions.
À tort, la gestion électronique des documents (GED) est souvent perçue comme un simple procédé de stockage de documents. Bien plus qu’un outil de traitement numérique, de sauvegarde et d’archivage, la solution de GED facilite l’optimisation du Business Process Management (BPM) d’une entreprise.
Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents (GED) ?
La gestion électronique des documents ou GED est un logiciel permettant de traiter tous types de documents, de leur réception à leur archivage. Ces derniers peuvent être au format papier ou numérique tels que :
- Les documents métiers
- Les factures fournisseurs
- Les bulletins de paie
- Les notes de frais
- Les contrats de travail
- Les contrats clients
- Les courriers, etc.
Pourquoi utiliser un système de GED en entreprise ?
L’intégration d’un système de GED au sein de votre entreprise facilite l’échange de données entre vos collaborateurs.
Outre le gain de temps qu’elle procure, cette solution d’archivage offre d’autres avantages intéressants, dont :
- La réduction des coûts de gestion de la facturation : le coût moyen d’une facturation manuelle s’élève entre 9 € et 15 €. Grâce à la GED, il est possible d’économiser jusqu’à 60 % via la facturation électronique.
- Le respect de la responsabilité sociétale des entreprises (RSE) : le recours aux documents dématérialisés favorise la politique zéro papier, réduisant ainsi l’impact environnemental de l’entreprise. Moins d’impression signifie moins d’utilisation de papier, moins d’arbres abattus, moins de pollution et une meilleure conformité à la RSE.
L’automatisation des processus d’affaires : la GED permet de gagner en efficacité en automatisant et en dématérialisant plusieurs processus (traitement des notes de frais, signature électronique de documents juridiques, fiscaux, etc.).
Souvent confondu avec la GED, le système d’archivage électronique propose des solutions de numérisation, de stockage et d’archivage dans un même espace sécurisé. Mais quelle est donc la différence entre le SEA et la GED ?
En quoi consiste le Système d’Archivage Électronique (SAE) ?
Le système d’archivage électronique est un logiciel de gestion de contenu, tout comme la GED, sauf qu’il confère une valeur probatoire aux documents dématérialisés. Le SAE vise à préserver les documents de l’entreprise et à sécuriser leur accès conformément à la norme d’archivage NF Z 42-013.
Grâce à la mise en œuvre de divers processus tels que le certificat numérique, l’horodatage ou la signature électronique, le SAE remplit quatre objectifs :
- Traçabilité
- Intégrité
- Pérennité
- Sécurité des documents
Quel est l’intérêt d’intégrer un SAE au sein d’une entreprise ?
L’adoption d’un SAE en entreprise présente plusieurs avantages, notamment la réduction des coûts liés à l’usage du papier et la sécurisation des documents dématérialisés.
Contrairement à la GED, cet outil de gestion de document permet d’authentifier vos archives numérisées et de renforcer leur crédibilité vis-à-vis de l’administration et de la loi. Cela réduit les risques juridiques en cas de litige ou de contrôle fiscal.
OCR, ECM, SGC, CMR… ces acronymes ne renferment peut-être aucun mystère pour vous, mais savez-vous quelle est la différence entre la GED et le SAE ?
Comparaison de la GED et du SAE
Bien que ces deux solutions permettent de gérer des documents numériques, elles se distinguent à plusieurs égards, comme le montre le tableau suivant :
La GED et le SAE remplissent des rôles distincts tout au long du cycle de vie des documents numérisés. Alors que la première solution assure le stockage de documents courants, y compris leur modification et partage, la seconde garantit leur conservation légale à long terme. Avec le SAE, les archives électroniques peuvent être consultées, et non supprimées.
Quelles sont les principales fonctionnalités de la GED
La GED est une solution efficace pour optimiser les processus opérationnels d’une entreprise. Elle permet aux employés de libérer 50 % de leur temps passé à la recherche de documents pour se concentrer sur des tâches plus importantes.
Parmi les fonctionnalités de la GED, on trouve :
- Réception de documents : numérisation ou importation.
- Indexation avec des systèmes d’OCR (reconnaissance optique de caractères).
- Stockage, archivage et sécurisation des données.
- Recherche et consultation de documents.
- Diffusion : envoi par mail, partage.
- Gestion documentaire : signature électronique, traitement des factures, etc.
Quid des fonctionnalités du SAE ?
Le SAE est considéré comme un coffre-fort numérique avec de multiples fonctionnalités :
- Le versement d’archives : la solution SAE permet d’importer les documents à numériser tout en assurant leur lisibilité et leur intégrité.
- La sauvegarde des documents : le système d’archivage électronique prend en charge la conservation des documents de manière fiable et sécurisée.
- La consultation des informations : chaque collaborateur ayant accès au système peut consulter les documents numérisés de l’entreprise à tout moment.
L’intégration de documents dans le SAE s’inscrit dans le respect des règles d’archivage et des dispositifs légales en vigueur. Aucune modification ni suppression n’est possible une fois que les documents sont archivés.
La gestion électronique des documents et le système d’archivage électronique sont des solutions de gestion distinctes, mais complémentaires. Elles ne sont pas interchangeables, car elles répondent à des besoins et à des objectifs différents.
Concrètement, la GED vise à simplifier la gestion documentaire interne et la collaboration au sein de l’entreprise. Quant au SAE, il se concentre sur la normalisation et la sécurisation de stockage des documents.
Pour choisir la solution la plus adaptée, posez-vous les bonnes questions en prenant en compte les besoins de votre entreprise. Chez Docloop, nous vous proposons divers outils pour automatiser vos processus métier.
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