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Services DocLoop ou Services : tous les services DocLoop que nous proposons :
- Site(s) Web (contrôleur).
- Produit(s) SaaS (Processeur), c'est-à-dire la ou les solutions logicielles DocLoop hébergées dans le "Cloud".
Services tiers : produits ou services tiers que vous pouvez choisir d'intégrer ou d'interagir avec les services DocLoop. Vous devez toujours examiner les politiques des services tiers pour vous assurer que vous êtes à l'aise avec la manière dont ils collectent et traitent vos données personnelles.
Contrôleur : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec des autres, détermine les finalités et les moyens relatifs au traitement des Données personnelles.
Données : toutes les différentes formes de contenus et d'informations que nous collectons comme décrit dans la présente Politique de confidentialité.
Dispositif : tout ordinateur utilisé pour accéder aux Services DocLoop, y compris, sans limitation, un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, un téléphone portable, une tablette ou tout autre appareil électronique grand public.
Données à caractère personnel : toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (" personne concernée "). Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques de l'identité physique, physiologique, génétique, psychologique, économique, culturelle ou sociale de la personne concernée.
Sous-traitant : une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme qui traite les Données personnelles pour le compte du Contrôleur.
Utilisateur : toute personne qui accède et navigue sur le Site Web et/ou les Services DocLoop en tant que simple internaute ou client.
Site(s) Web : y compris, mais sans s'y limiter, https://www.docloop.io, https://www.docloop.fr, https://www.docloop.org, et tous les sites web, sous-domaines et pages connexes.
Les termes "personne concernée", "traitement", "autorité de contrôle", "délégué à la protection des données", "incident de données", etc. qui sont utilisés dans la présente politique de confidentialité ont la signification qui leur est donnée par le RGPD.
Lors de l'utilisation de nos services, nous pouvons vous demander de nous fournir certaines informations personnellement identifiables (Données personnelles) qui peuvent être utilisées pour vous contacter ou vous identifier. Ces données personnelles sont traitées conformément aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
Les Données Personnelles qui peuvent être collectées et traitées par nos soins aux fins décrites à l'Article 3 de la présente Politique de confidentialité concernent, sans s'y limiter, le nom, l'adresse électronique et le mot de passe.
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- La manière dont vous interagissez avec les Services.
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Voici quelques exemples de données non personnelles que nous collectons : Votre protocole Internet (adresse IP) ; des informations sur votre ordinateur ou votre appareil mobile, comme son fabricant ou la version de son système d'exploitation, et des informations sur l'en-tête HTTP; les pages de notre site Web que vous avez consultées lors d'une visite ; Quel type d’information ou de contenu vous regardez ou interagissez avec en utilisant nos Services ; les préférences linguistiques ; la ville et l'État dans lequel vous vous trouvez (mais pas votre localisation géographique exacte) ; et les identifiants Uniques qui ne sont pas liés et ne peuvent pas, raisonnablement, être reliés à votre identité.Nous n'utiliserons pas de Données non-personnelles pour essayer de vous identifier, et si nous associons des Données non-personnelles à des informations qui vous identifient personnellement, alors nous les traiterons comme des Données personnelles. Comme indiqué plus en détail ci-dessous, nous utilisons parfois des cookies et d'autres technologies de collecte automatique d'informations pour recueillir des données non personnelles.
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- Fournir et gérer nos Services et nous assurer de leur bon fonctionnement.
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- Nous aider à fournir, maintenir et protéger les services.
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- Traiter les transactions.
- Fournir un service à la clientèle.
- Communiquer avec vous, par exemple en vous fournissant des communications relatives à votre compte ou aux transactions, ou tout autre bulletin d'information.
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- Envoyer ou afficher nos offres et autres contenus personnalisés en fonction de vos intérêts ou préférences.
- Effectuer des recherches et des analyses visant à améliorer nos produits et services et à en élaborer de nouveaux.
- Gérer et entretenir les systèmes qui fournissent les services.
- Améliorer nos opérations en ligne
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*Toute utilisation des Données à caractère personnel pour des raisons autres que celles mentionnées ci-dessus nécessite votre consentement exprès.
En tout état de cause, et pour chaque objectif défini, nous ferons de notre mieux pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles qui nous sont confiées dans le respect des lois et règlements en vigueur.
Toutes vos Données Personnelles sont collectées directement auprès de vous, lorsque vous vous inscrivez, lorsque vous passez une commande, lorsque vous vous connectez et lorsque nous communiquons avec vous (demandes en ligne, e-mails, appels téléphoniques...).
Lorsque vous souscrivez aux Services, vous remplissez différents formulaires et communiquez diverses Données Personnelles pour bénéficier des Services que nous proposons.
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L'accès aux données personnelles est strictement limité aux personnes autorisées qui ont besoin d'y accéder pour les traiter. Ces personnes sont soumises à de strictes obligations de confidentialité.
Seules les personnes autorisées et spécifiées ci-dessous peuvent avoir accès aux Données Personnelles des Utilisateurs :
- Notre personnel habilité parmi les différents services (personnel habilité des services communication, administratif, logistique et informatique, en charge de la relation client et en charge du contrôle).
- Nos sous-traitants qui agissent en notre nom et pour notre compte, et notamment l'hébergeur du ou des Sites Internet et des Services.
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- Votre personnel autorisé.
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Vos Données ne sont pas partagées, échangées, vendues ou louées à d'autres personnes que celles mentionnées ci-dessus. Aucune donnée personnelle personnelles n’est vendue à des tiers à des fins marketing ou autres sans votre autorisation.
Nous pouvons divulguer vos données personnelles à des tiers comme décrit ci-dessous. Nous pouvons divulguer des données personnelles et non-personnelles pour fournir les Services, ou lorsque vous nous y autorisez ou nous donnez l'instruction de le faire via votre configuration ou votre utilisation des Services, par exemple lorsque vous utilisez les Services pour partager les informations de shipping et logistique avec vos prestataires de services et d'autres utilisateurs des Services et leurs prestataires de services.
Nous pouvons également divulguer des données personnelles et non-personnelles à des sociétés, agents, entrepreneurs, prestataires de services ou autres personnes engagées pour exécuter des fonctions en notre nom (telles que le traitement des paiements, le stockage de données, l'hébergement de notre site Web, la commercialisation de nos Services, la réalisation d'audits et l'exécution d'analyses Web).
Nous pouvons accorder une licence pour des logiciels tiers afin de les inclure dans les Services ou de les utiliser avec eux, auquel cas nous pouvons divulguer des données personnelles et/ou des données non-personnelles au concédant de licence.
Nous pouvons également divulguer vos données personnelles à des tiers lorsque nous pensons, en toute bonne foi et à notre seule discrétion, que cette divulgation est raisonnablement nécessaire pour (a) faire respecter ou appliquer les termes et conditions des Services, y compris l'investigation de violations potentielles de celles-ci, (b) se conformer aux exigences légales ou réglementaires ou une demande gouvernementale exécutoire, (c) protéger les droits, la propriété ou la sécurité de nous, de nos utilisateurs ou d'autres tiers, (d) prévenir un crime ou protéger la sécurité nationale, ou (e) détecter, prévenir ou traiter, de toute autre manière, la fraude, la sécurité ou les problèmes techniques.
De plus, nous nous réservons le droit de transférer des données (y compris vos données personnelles) à un tiers en cas de d'une vente, d'une fusion ou d'un transfert de la totalité ou de la quasi-totalité des actifs de notre société liés aux Services, ou dans le cas peu probable d'une faillite, d'une liquidation ou d'une mise sous séquestre de notre entreprise. Nous fournirons des efforts commercialement raisonnables pour vous informer d'un tel transfert, par exemple par e-mail ou en publiant un avis sur notre site internet.
Pour finir, nous pouvons également divulguer, avec votre consentement, des Données non-personnelles, regroupées avec des informations sur nos autres utilisateurs, à nos clients, partenaires commerciaux, marchands, publicitaires, investisseurs, acheteurs potentiels et d'autres tiers si nous estimons que cette divulgation a de bonnes raisons ou justifications commerciales.
Nous nous engageons à conserver les Données Personnelles collectées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pour une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles les Données Personnelles sont traitées. Les données personnelles peuvent être conservées pour des périodes plus longues dans la mesure où les Données Personnelles seront traitées uniquement à des fins d'archivage pour une mission d'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques conformément aux conformément aux lois et règlements applicables.
Toutefois, les Données peuvent être traitées pour la preuve d'un droit ou d'un contrat. Ces Données peuvent également être conservées du fait d’obligations légales ou conservées dans des fichiers conformément aux lois et règlements applicables.
Par exception, les Données à caractère personnel de l'Utilisateur sont conservées par nos soins pendant une durée de trois (3) ans à compter du dernier contact avec l'Utilisateur.
Pour la gestion de notre relation commerciale avec vous et pour le suivi de la clientèle, vos Données sont conservées pendant trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale si vous êtes client.
S'agissant des Cookies, il est précisé que les informations stockées dans votre terminal (ex : Cookies) ou tout autre élément permettant de vous identifier à des fins de statistiques d'audience ne sont pas conservées au-delà d'une période de six (6) mois. Après ce délai, les Données brutes de trafic associées à un identifiant sont soit supprimées, soit anonymisées.
Enfin, pour assurer le bon fonctionnement et l'amélioration continue des Services et de ses fonctionnalités, les Données brutes de trafic associées à un identifiant sont conservées pendant une période de treize (13) mois. Après cette période, elles sont supprimées ou anonymisées.
En tout état de cause, nous examinons régulièrement les informations que nous stockons. Nous supprimons de manière sécurisée vos Données personnelles et vos Données non-personnelles lorsque nous n'avons plus de raison de les conserver pour des besoins légaux ou commerciaux ou pour gérer votre compte, ou si vous exercez votre droit de les modifier ou de les effacer.
Si vous exercez votre droit d'opposition au traitement de vos Données Personnelles, nous effacerons en toute sécurité vos Données à caractère personnel que nous traitons à des fins auxquelles vous vous opposez dans les meilleurs délais, sauf s'il existe une autre base juridique pour le traitement et la conservation de vos Données personnelles ou si nous sommes tenus par la loi de les conserver.
Nous ne transférerons pas les Données personnelles en dehors de l'Union européenne.
Les Données Personnelles sont hébergées par Clever Cloud, et les serveurs sont en France.
Dans le cas contraire, nous vous en informerons, en indiquant les mesures prises pour contrôler ce transfert, et nous assurer que la confidentialité de vos Données Personnelles soit respectée.
En tout état de cause, si le traitement des Données à caractère personnel implique des transferts de Données à caractère personnel hors de l’Union européenne, nous veillerons à ce que vos Données personnelles soient traitées et transférées conformément à la présente politique de confidentialité et au RGPD. Nous appliquerons les clauses contractuelles assurant des garanties appropriées en matière de protection des Données comme base pour les transferts de Données hors de l'Union européenne vers des pays tiers ou des organisations internationales. Cela inclut les clauses contractuelles types - appelées clauses contractuelles standards (" CCS ") - qui ont été approuvées par la Commission européenne.
Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées suivantes pour protéger l'intégrité, la confidentialité et la sécurité des données personnelles, à savoir leur altération, leur destruction ou perte accidentelle ou illégale, ou l'utilisation, la divulgation ou l'accès non autorisés ; ainsi que pour garantir et être en mesure de démontrer que ce traitement est effectué conformément à la législation applicable :
- Nommer un délégué à la protection des données.
- Créer un comité spécial pour la sécurité des systèmes d'information.
- Informer les employés qui ont accès aux données personnelles des exigences en matière de confidentialité.
- Sécuriser l'accès à nos bureaux et à nos plateformes informatiques.
- Utiliser le cryptage des données.Mettre en place une politique de sécurité.
- Mettre en œuvre des procédures électroniques, physiques et de gestion appropriée afin de sauvegarder et protéger les données personnelles et non-personnelles collectées.
- Sécuriser l'accès, le partage et le transfert des données personnelles.
- Le haut niveau des standards de sécurité que nous exigeons en matière de protection des Données Personnelles lors du le choix de nos sous-traitants et partenaires.
- L'audit de nos sous-traitants.
- Réseaux de données sécurisées protégés par un pare-feu et des systèmes protégés par mot de passe qui répondent aux normes applicables.
Ces mesures sont revues et mises à jour régulièrement si nécessaire.
Si nous avons connaissance d'un incident relatif aux données, nous allons : (a) informer la personne concernée, le responsable du traitement/du contrôle et l'autorité de contrôle de l'Incident relatif aux données, rapidement et sans retard excessif, et, au plus tard, 72 heures après en avoir pris connaissance ; et (b) prendre rapidement des mesures raisonnables pour minimiser les dommages et sécuriser les données personnelles.
Les notifications effectuées conformément à la présente section devront, dans la mesure du possible :
(a) décrire la nature de la violation des Données Personnelles, y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées, ainsi que les catégories et le nombre approximatif de données personnelles concernées ;
(b) communiquer le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact où de plus amples informations peuvent être obtenues ;
(c) décrire les conséquences probables de la violation des Données Personnelles ;
(d) décrire les mesures prises ou envisagées par le responsable du traitement pour remédier à la violation des données à caractère personnel y compris, le cas échéant, les mesures visant à atténuer les effets négatifs éventuels qui peuvent en découler.
La notification de tout incident relatif aux données sera envoyée à l'adresse électronique de notification ou, à notre discrétion, par communication directe (par exemple, par appel téléphonique ou réunion en personne). Une autre partie est seule responsable de s'assurer que l'adresse électronique de notification est actuelle et valide.
Notre notification d'un incident relatif aux données ou notre réponse à celui-ci ne sera pas interprétée comme une reconnaissance par nous d’une quelconque faute ou responsabilité à l'égard de l'incident touchant les données.
Tout Utilisateur ou pirate qui découvre et exploite une faille de sécurité peut être puni par la loi et nous prendrons toutes les mesures, y compris le dépôt d'une plainte et/ou l'engagement d'une action en justice, pour protéger ses Données et droits et ceux de ses Utilisateurs, et limiter les impacts de la faille de sécurité.
Nous hébergeons les données chez un fournisseur de services d'hébergement (Clever Cloud). Les serveurs sur lesquels les données personnelles sont stockées sont conservés dans un environnement contrôlé en Europe. Bien que nous fournissions des efforts raisonnables pour protéger vos données personnelles, aucun système de sécurité n'est impénétrable et, en raison de la nature inhérente d'Internet en tant que moyen de communication mondial ouvert, nous ne pouvons pas garantir que les Données, pendant leur transmission par Internet ou lorsqu'elles sont stockées sur nos systèmes ou confiées à nos soins, seront à l'abri de toute intrusion par d'autres personnes, telles que des pirates informatiques.
Les sites web https://www.docloop.io, https://www.docloop.fr, https://www.docloop.org et les Services utilisent le protocole SSL ou TLS pour une sécurité accrue et pour protéger le transfert de données confidentielles. Une connexion cryptée peut être identifiée par :
- le changement de l'adresse du navigateur de "http://" à "https://" ;
- le symbole du cadenas dans la barre d'adresse de votre navigateur.
Lorsque le cryptage SSL ou TLS est activé, les Données que vous nous transmettez ne peuvent pas être lues par des tiers.
En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos Données personnelles :
- Droit d'accès à vos Données.
Vous avez le droit d'accéder à vos Données personnelles. Toutefois, en raison de notre obligation de protection de la sécurité et la confidentialité des Données personnelles, nous vous informons que nous ne pouvons traiter votre demande que si vous fournissez une preuve de votre identité.
- Droit de rectification de vos données.
En vertu de ce droit, la législation vous permet de demander la rectification, la mise à jour, la restriction ou l'effacement de vos données personnelles si elles sont inexactes, erronées, incomplètes ou obsolètes.
- Droit à l'effacement de vos Données ("droit à l'oubli").
- Droit de retirer votre consentement à tout moment.
- Droit à la restriction du traitement de vos Données.
- Droit d'opposition au traitement de vos Données.
- Droit à la portabilité des données.
- Droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle.
Ces droits peuvent être exercés par simple demande par e-mail, ou par courrier à l'adresse stipulée à l'Article 13, en indiquant vos coordonnées (nom, prénom, adresse et copie d'un titre d'identité signé) et d'un motif légitime lorsque la loi l'exige (notamment en cas d'opposition au traitement).
Si vous nous fournissez une copie de votre carte d'identité pour prouver votre identité, nous la conserverons pendant un (1) an ou trois (3) ans lorsque vous exercez votre droit d'opposition.
Nos Services ne sont pas conçus pour et ne sont pas commercialisés auprès de personnes âgées de moins de dix-huit (18) ans ou de tout autre âge désigné par la loi applicable (" mineurs "). Nous ne collectons ni ne demandons sciemment de Données Personnelles à des mineurs. Nous n'autorisons pas sciemment les mineurs à utiliser nos Services. Si vous êtes un mineur, veuillez ne pas utiliser nos Services ou nous envoyer vos Données Personnelles. Nous supprimons les Données personnelles dont nous apprenons qu'elles ont été collectées auprès d'un mineur sans le consentement vérifié des parents.
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