Le transport de marchandises en Europe repose encore largement sur des documents papier, des PDF, des échanges d’e-mails et des systèmes d’information qui ne communiquent pas toujours entre eux.

Le règlement européen eFTI (Electronic Freight Transport Information), adopté en 2020, vise à faire évoluer ce fonctionnement.

Son objectif est simple : permettre aux entreprises de transmettre électroniquement les informations réglementaires liées au transport de marchandises, et permettre aux autorités compétentes de les consulter sous un format standardisé.

Mais eFTI ne consiste pas simplement à remplacer le papier par un PDF ou à connecter davantage de logiciels.

Le véritable enjeu est celui de la donnée : comment la structurer, la transmettre, la sécuriser et surtout s'assurer qu'elle est fiable ?

Avec une échéance majeure au 9 juillet 2027, le règlement eFTI devient progressivement un élément structurant de la digitalisation du transport européen.

Qu'est-ce que le règlement eFTI 2020/1056 ?

Le règlement (UE) 2020/1056 établit un cadre européen pour l'utilisation et l'échange électronique des informations réglementaires relatives au transport de marchandises.

Il concerne notamment le transport :

• routier ;
• ferroviaire ;
• par voie navigable intérieure ;
• aérien.

L'idée est de permettre aux opérateurs économiques de communiquer les informations réglementaires aux autorités par voie électronique, plutôt que de devoir systématiquement présenter des documents papier.

Le règlement définit notamment :

• les informations concernées ;
• les acteurs impliqués ;
• les modalités d'accès aux données ;
• les exigences applicables aux plateformes eFTI ;
• les règles d'interopérabilité ;
• les exigences de sécurité et de confidentialité ;
• les mécanismes de certification.

Le règlement est entré en vigueur en août 2020, mais son application s'est construite progressivement avec l'adoption de plusieurs actes délégués et d'exécution.

Pourquoi l'Union européenne a-t-elle mis en place eFTI ?

Aujourd'hui, une même opération de transport génère de nombreux documents et échanges d'informations.

Factures, lettres de voiture, documents de transport, informations douanières, données réglementaires ou documents liés à certaines marchandises peuvent être produits dans différents formats et circuler entre plusieurs acteurs.

Cette situation entraîne plusieurs difficultés.

Des échanges encore largement fondés sur le papier

Les entreprises doivent parfois conserver, imprimer ou présenter des documents physiques lors des contrôles. Cela représente du temps, des coûts et des risques d'erreur.

Des systèmes qui ne communiquent pas toujours efficacement

Les transporteurs, chargeurs, commissionnaires, autorités et autres acteurs utilisent leurs propres systèmes. L'interopérabilité devient essentielle pour éviter les ressaisies et les ruptures dans les flux d'information.

Des données difficiles à exploiter

Une information est disponible dans un document sans être directement exploitable par un système informatique. Un PDF, par exemple, contient toutes les informations nécessaires tout en restant difficile à traiter automatiquement.

eFTI cherche à faire évoluer le transport européen vers une logique davantage centrée sur la donnée.

Qu'est-ce qu'une information réglementaire ?

C'est un point essentiel pour comprendre le règlement. eFTI ne signifie pas que tous les documents commerciaux d'une entreprise deviennent automatiquement électroniques.

Le règlement concerne les informations réglementaires qui doivent être mises à disposition des autorités pour démontrer le respect des obligations applicables au transport de marchandises.

Ces informations sont présentées sous forme de données électroniques et ne sont plus nécessairement liées à un document papier spécifique.

C'est une évolution importante. On passe progressivement d'une logique :

« voici le document »

à une logique :

« voici l'information réglementaire nécessaire pour démontrer la conformité de l'opération ».

Quels sont les acteurs concernés par eFTI ?

Le règlement implique plusieurs catégories d'acteurs.

Les opérateurs économiques

Ce sont notamment les entreprises qui doivent mettre à disposition les informations réglementaires relatives à leurs opérations de transport.

Lorsqu'elles choisissent de communiquer ces informations électroniquement dans le cadre du règlement, elles doivent utiliser les dispositifs prévus par eFTI.

Les autorités compétentes

Les autorités chargées des contrôles doivent pouvoir accéder aux informations réglementaires mises à leur disposition électroniquement.

L'objectif est de faciliter les contrôles sans imposer systématiquement la présentation de documents papier.

Les plateformes eFTI

Les informations doivent être traitées au moyen de plateformes répondant aux exigences définies par le règlement et ses actes d'application.

Ces plateformes doivent notamment garantir la sécurité, la confidentialité, l'accès aux données et l'interopérabilité.

Les prestataires de services eFTI

Certains acteurs fournissent des services permettant aux entreprises de stocker, gérer ou mettre à disposition les informations réglementaires dans le cadre défini par le règlement.

La Commission européenne

La Commission définit les cadres techniques, les jeux de données communs et les spécifications nécessaires à la mise en œuvre du système.

Comment fonctionne eFTI ?

Le principe peut être résumé simplement :

Entreprise → plateforme eFTI → autorité compétente

L'entreprise met à disposition les informations réglementaires sous forme électronique. Ces données sont traitées sur une plateforme répondant aux exigences eFTI.

Lorsqu'une autorité doit effectuer un contrôle, elle accède aux informations concernées selon les modalités prévues par le règlement.

Les données doivent pouvoir être présentées sous un format lisible par machine, tout en pouvant être rendues accessibles sous une forme lisible par l'être humain lorsque cela est nécessaire.

L'objectif est donc de permettre aux systèmes informatiques de communiquer directement avec les informations réglementaires, tout en conservant la possibilité d'un contrôle humain.

Le calendrier du règlement eFTI

Le calendrier d'eFTI est important car plusieurs dates ont été prévues pour permettre la construction progressive du système.

2020 : adoption du règlement

Le règlement (UE) 2020/1056 entre en vigueur en août 2020. Il constitue la base juridique du système eFTI.

2024 : premières évolutions réglementaires

Plusieurs actes délégués et d'exécution viennent préciser les modalités de mise en œuvre du règlement. Ils permettent de définir les données et les exigences techniques nécessaires au fonctionnement du système.

Janvier 2025 : premières mesures d'application

Les premiers actes délégués et d'exécution pertinents entrent en vigueur. Les États membres peuvent commencer à développer leurs systèmes informatiques nécessaires.

Janvier 2026 : préparation opérationnelle

Les plateformes et prestataires eFTI commencent à préparer leur fonctionnement opérationnel. Les autorités des États membres peuvent également commencer à accepter, dans les conditions prévues, les informations stockées sur des plateformes eFTI certifiées.

Décembre 2026

La Commission prévoit l'adoption des dernières spécifications nécessaires à la définition détaillée des exigences fonctionnelles et techniques ainsi qu'à la certification.

9 juillet 2027 : échéance majeure

C'est la date clé à retenir.

À partir du 9 juillet 2027, le règlement s'applique pleinement et les autorités des États membres devront accepter les informations réglementaires communiquées électroniquement par les opérateurs économiques via des plateformes eFTI certifiées.

2029 : réexamen

Le règlement prévoit un réexamen de son fonctionnement et de sa mise en œuvre.

eFTI repose sur deux grands principes : dématérialisation et interopérabilité

Le premier objectif est évidemment de réduire la dépendance aux documents papier.

Mais la dématérialisation n'est qu'une première étape. Le deuxième enjeu est l'interopérabilité logistique.

Pour que le système fonctionne réellement, les informations doivent pouvoir circuler entre différents acteurs et différents systèmes.

Cela suppose notamment :

• des formats communs ;
• des jeux de données standardisés ;
• des interfaces permettant les échanges ;
• des règles communes d'accès ;
• des exigences de sécurité ;
• une capacité à interpréter correctement les données.

L'enjeu n'est donc pas uniquement de transmettre une information.

Il faut pouvoir transmettre la bonne information, dans un format exploitable, au bon acteur et dans un contexte réglementaire précis.

Connecter les systèmes ne suffit pas

C'est probablement l'un des points les plus importants lorsqu'on parle de digitalisation logistique.

Une API connecte deux systèmes.

Un EDI standardise un échange.

Une plateforme peut centraliser des données.

Mais aucun de ces mécanismes ne garantit à lui seul que les données sont correctes ou cohérentes.

Prenons un exemple.

Une opération indique :

• 10 000 kg sur une facture ;
• 9 800 kg sur une packing list ;
• 10 200 kg sur un document de transport.

Les trois informations sont parfaitement extraites automatiquement. Elles peuvent également être transmises automatiquement d'un système à un autre. Mais la question essentielle reste entière :

quelle donnée est correcte et pourquoi existe-t-il un écart ?

La digitalisation ne supprime donc pas le problème de qualité des données. Elle le rend même plus important.

Les documents restent un point critique

Même dans un environnement fortement digitalisé, les entreprises continuent à recevoir une grande quantité d'informations sous forme documentaire :

• factures commerciales ;
• packing lists ;
• lettres de voiture ;
• connaissements ;
• certificats ;
• documents douaniers ;
• documents réglementaires ;
• justificatifs transmis par e-mail.

Ces documents sont structurés, semi-structurés ou totalement non structurés. Ils peuvent également contenir des informations différentes, parfois contradictoires. C'est pourquoi la transformation numérique du transport ne peut pas uniquement reposer sur les échanges système-à-système.

Il faut être capable de transformer les documents en données fiables.

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De la donnée documentaire à la donnée exploitable

C'est ici que les technologies d'intelligence artificielle documentaire prennent toute leur importance.

Une première étape consiste à lire les documents.

Une deuxième consiste à identifier les informations pertinentes.

Mais cela ne suffit pas. Prenons une facture et une packing list.

Un système peut extraire automatiquement :

• le numéro de facture ;
• le fournisseur ;
• la référence produit ;
• la quantité ;
• le poids ;
• le nombre de colis ;
• la valeur ;
• la devise.

Mais il reste à vérifier que ces informations sont cohérentes entre les documents. C'est là qu'intervient la réconciliation documentaire.

OCR, IDP, réconciliation : quelle différence ?

Ces technologies répondent à des problèmes différents.

OCR : lire

L'OCR transforme une image ou un document numérisé en texte exploitable.

Son rôle principal est la reconnaissance des caractères.

OCR = lire le document.

IDP : extraire et structurer

L'Intelligent Document Processing va plus loin.

Il permet d'identifier les documents, d'en extraire les champs importants et de transformer leur contenu en données structurées.

IDP = comprendre et structurer le contenu du document.

Réconciliation documentaire : comparer et contrôler

La réconciliation consiste à comparer les informations issues de plusieurs documents ou référentiels.

Elle permet de détecter :

• des incohérences ;
• des écarts ;
• des informations manquantes ;
• des erreurs ;
• des contradictions.

Réconciliation = vérifier la cohérence des informations.

Fiabilisation documentaire : rendre la donnée exploitable

La fiabilisation documentaire va encore plus loin.

Elle combine : extraction + réconciliation + recommandations

pour produire une donnée plus fiable et exploitable par les systèmes et les équipes.

C'est une distinction essentielle dans un environnement eFTI.

Pourquoi la réconciliation documentaire devient stratégique avec eFTI

Plus les flux deviennent électroniques, plus les données circulent rapidement. Et plus elles circulent rapidement, plus une erreur peut se propager rapidement. Une information incorrecte présente dans un document peut être :

1. extraite ;
2. intégrée dans un système ;
3. transmise à un autre acteur ;
4. utilisée dans un processus opérationnel ;
5. réutilisée dans un contrôle réglementaire.

La question n'est donc plus seulement :

« Peut-on automatiser la lecture du document ? »

Mais :

« Peut-on garantir que les données extraites sont cohérentes avec les autres informations disponibles ? »

C'est précisément là que la réconciliation documentaire apporte une valeur supplémentaire.

Quelles données faut-il contrôler ?

Selon les opérations, plusieurs catégories d'informations peuvent être comparées.

Par exemple :

Les identités des parties

• vendeur ;
• acheteur ;
• expéditeur ;
• destinataire ;
• transporteur.

Les références de l'opération

• numéro de commande ;
• numéro de facture ;
• référence d'expédition ;
• numéro de dossier ;
• référence produit.

Les marchandises

• description ;
• référence ;
• quantité ;
• unité ;
• poids ;
• valeur ;
• origine ;
• classification lorsque pertinente.

Les données physiques

• nombre de colis ;
• poids net ;
• poids brut ;
• volume ;
• dimensions.

Les données réglementaires

Selon le contexte, certaines informations sont contrôlées par rapport à des référentiels ou à des exigences réglementaires. L'objectif n'est pas de considérer que toutes les données doivent être strictement identiques. Il faut déterminer quelles informations doivent être cohérentes et dans quelles conditions.

Une plateforme certifiée ne garantit pas automatiquement la qualité des données

C'est un autre point important. La certification d'une plateforme eFTI porte sur le respect des exigences définies par le cadre réglementaire.

Elle ne signifie pas que toutes les données introduites dans cette plateforme sont automatiquement exactes.

Une plateforme peut parfaitement stocker et transmettre une donnée erronée. Le problème de la qualité de l'information en amont reste entier. C'est pourquoi les mécanismes de contrôle, de validation et de réconciliation des données sont complémentaires au dispositif eFTI.

Quelles exigences pour les plateformes eFTI ?

Le règlement prévoit un certain nombre d'exigences concernant les plateformes.

Elles doivent notamment permettre :

• la sécurité des informations ;
• la protection des données ;
• la confidentialité des informations commerciales ;
• l'accès des autorités compétentes ;
• la traçabilité des opérations ;
• la conservation des journaux d'activité ;
• la protection contre la corruption ou la perte des données ;
• l'interopérabilité ;
• la gestion des informations correspondant aux jeux de données prévus par le règlement.

Les plateformes et les prestataires concernés doivent respecter un processus de certification défini par le cadre eFTI.

Comment les entreprises peuvent-elles se préparer à eFTI ?

Le 9 juillet 2027 peut sembler encore éloigné. Mais les entreprises qui souhaitent réellement bénéficier de la digitalisation ont intérêt à préparer dès maintenant leurs flux documentaires.

Plusieurs étapes sont particulièrement importantes.

1. Identifier les informations réglementaires concernées

Il faut d'abord comprendre quelles informations sont produites, dans quels documents et dans quels processus.

2. Cartographier les sources de données

Une même information peut exister :

• dans un ERP ;
• dans un TMS ;
• dans un WMS ;
• dans un PDF ;
• dans un e-mail ;
• chez un fournisseur ;
• chez un transporteur.

Il faut donc identifier les différentes sources.

3. Réduire les ressaisies

Chaque ressaisie manuelle constitue un risque d'erreur.

L'objectif doit être de faire circuler les données automatiquement lorsque cela est possible.

4. Contrôler la cohérence des informations

Extraire automatiquement une donnée ne suffit pas.

Il faut pouvoir la comparer avec les autres informations disponibles.

5. Tracer les contrôles

Lorsqu'une donnée est corrigée ou qu'une anomalie est détectée, il doit être possible de comprendre :

• quelle information a été contrôlée ;
• quelle anomalie a été détectée ;
• quelle source a été utilisée ;
• quelle action a été réalisée.

6. Préparer l'interopérabilité

La question n'est pas seulement de choisir une plateforme.

Il faut également s'assurer que les données produites par l'entreprise pourront être exploitées par les différents systèmes et acteurs concernés.

eFTI accélère le passage d'une logistique documentaire à une logistique orientée données

Le règlement eFTI marque une évolution importante. Pendant longtemps, le document était le point central du processus :

document → contrôle → saisie → archivage

La logique évolue progressivement vers :

donnée → échange → contrôle → exploitation

Mais cette transformation crée une nouvelle exigence.

La donnée doit être :

• structurée ;
• compréhensible ;
• accessible ;
• sécurisée ;
• cohérente ;
• fiable.

C'est pourquoi la digitalisation documentaire ne peut pas être réduite à la simple suppression du papier.

Le rôle de l'IA documentaire dans cette transformation

L'intelligence artificielle documentaire peut intervenir en amont des systèmes eFTI.

Elle peut notamment permettre de :

Capturer → Comprendre → Fiabiliser → Agir → Superviser

Les documents entrants sont identifiés et analysés. Les informations pertinentes sont extraites. Elles sont ensuite comparées à d'autres documents, référentiels ou données disponibles. Les écarts sont détectés et qualifiés.

Les équipes peuvent intervenir uniquement lorsque cela est nécessaire. Cette approche permet de rapprocher les flux documentaires non structurés des environnements numériques structurés nécessaires à la digitalisation du transport.

eFTI et fiabilisation documentaire : deux enjeux complémentaires

Il est important de ne pas confondre les deux sujets. eFTI définit le cadre permettant l'échange électronique des informations réglementaires.

La fiabilisation documentaire permet de s'assurer que les données issues des documents sont suffisamment cohérentes et exploitables pour alimenter les processus qui les utilisent.

L'un répond principalement à une problématique de : standardisation, échange et accès à l'information.

L'autre répond à une problématique de : qualité, cohérence et fiabilité de la donnée.

Les deux deviennent complémentaires dans une chaîne logistique de plus en plus numérique.

Le véritable enjeu : passer du document à une donnée fiable

Le règlement eFTI ne constitue pas seulement une nouvelle réglementation sur les documents électroniques.

Il accompagne une transformation plus profonde du transport européen.

Demain, l'information réglementaire devra circuler davantage sous forme numérique, entre différents acteurs et différents systèmes.

Pour que cette transformation fonctionne réellement, il faut pouvoir répondre à trois questions :

La donnée a-t-elle été correctement extraite ?

Est-elle cohérente avec les autres informations disponibles ?

Peut-elle être utilisée de manière fiable dans le processus concerné ?

C'est précisément sur cette chaîne que se situe l'enjeu de la fiabilisation documentaire.

eFTI ne consiste pas seulement à supprimer le papier

Le règlement UE 2020/1056 pose les bases d'un transport européen dans lequel les informations réglementaires peuvent être échangées électroniquement entre les entreprises et les autorités.

La prochaine échéance majeure est le 9 juillet 2027, date à laquelle les autorités des États membres devront accepter les informations réglementaires communiquées électroniquement par les opérateurs via des plateformes eFTI certifiées.

Mais la réussite de cette transformation ne dépendra pas uniquement des plateformes ou des standards d'échange.

Elle dépendra aussi de la qualité des informations qui les alimentent.

Car une donnée peut être parfaitement numérique, parfaitement structurée et parfaitement transmise… tout en étant fausse ou incohérente.

C'est pourquoi la digitalisation du transport doit aller au-delà de la dématérialisation.

OCR pour lire.

IDP pour extraire et structurer.
Réconciliation pour contrôler.
Fiabilisation documentaire pour rendre la donnée exploitable.

Avec eFTI, le transport européen entre ainsi progressivement dans une logique où la donnée devient le véritable support de l'information réglementaire.

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