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Automatisation des flux de travail: pourquoi et comment s’y mettre ?

26/6/2023
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Temps de lecture :
5 minutes
Automatisation des flux de travail: pourquoi et comment s’y mettre ?

Automatisation des flux de travail: pourquoi et comment s’y mettre ?

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Automatisation des flux de travail: pourquoi et comment s’y mettre ?
Sommaire

L'automatisation des flux de travail est devenue un élément clé de la transformation numérique des entreprises, et si elle est de plus en plus répandue chez les acteurs de la chaîne logistique, c’est pour une bonne raison ! Grâce à l'utilisation de technologies avancées, les structures peuvent réduire les tâches manuelles, accélérer les délais, minimiser les erreurs humaines et optimiser l'utilisation de ses ressources. Explications.

Automatisation des flux de travail : de quoi parle-t-on ?

Le traitement documentaire automatisé correspond à l’utilisation de technologies et d’outils numériques pour automatiser et optimiser les étapes d’un processus ou d’un flux (workflow). En d’autres termes, les tâches manuelles habituellement effectuées par des employés sont réalisées par des logiciels et des programmes informatiques ergonomiques et faciles à prendre en main.

En optant pour une solution d'automatisation de workflow, les tâches répétitives sont robotisées, qu'il s'agisse d'une tâche unique ou d'un process complet.

In fine, les performances commerciales sont stimulées et l’agilité des équipes est favorisée. Selon Salesforce, en 2021, 81 % des organisations prévoyaient déjà d’automatiser une partie de leurs tâches d'ici fin 2022 à partir d’outil No-Code permettant de créer des expériences connectées. Déjà à cette époque, plus de 92 % des entreprises françaises avaient mis ou ont émis le souhait d’intégrer des initiatives d’automatisation (Salesforce, rapport de presse sur l’automatisation en France). Pourtant, le secteur du transport et de la logistique n’a pas encore franchi le cap. Chaque année, c’est plus de 1.5 millions de jours-homme qui sont perdus à cause de la ressaisie manuelle des données.

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6 raisons d’automatiser ses flux de travail

Passer à l’automatisation des flux de travail représente des avantages clairs pour toutes les structures logistiques (compagnie de transport routier, les commissionnaires de transport, les transitaires, les gestionnaires d'entrepôt, opérateurs de terminaux, autorités portuaires, compagnie maritime et autres professionnels du domaine).

1. Réduction des tâches manuelles et chronophages

L’automatisation des flux logistiques en entreprise permet une réduction des tâches qui nécessitent une intervention humaine et qui sont bien souvent chronophages (la collecte et la saisie des données, le transfert d’informations, l’envoi de courriels de suivi, etc.). Elle permet ainsi aux employés de se concentrer sur des missions à plus haute valeur.

2. Une meilleure interopérabilité

En 2022, une étude menée par Talend a démontré que 97 % des entreprises ont du mal à exploiter leurs données à cause d’un temps de collecte trop long et de la mauvaise qualité de la data à leur disposition. Pourtant, de nombreux systèmes d’automatisation des flux de travail sont pensés pour améliorer et accélérer la communication entre les différents systèmes. Ainsi, avec des solutions comme Docloop, vous pouvez connecter les différents systèmes applicatifs (WMS, TMS, ERP, etc.) utilisés dans votre société et par vos partenaires, et ce, en toute simplicité. À la clé : un gain de productivité et d’autonomie ainsi qu’une réduction du taux d’erreurs.

3. Des extractions et une structuration des données simplifiées

En évitant les tâches manuelles fastidieuses et en fournissant un accès rapide et simplifié aux informations clés, l'extraction et la structuration des données réduisent le temps de traitement et de gestion des données. Choisir le traitement intelligent de vos données est un excellent moyen de transformer des informations non structurées en données organisées et exploitables.

4. Améliorer sa productivité en accélérant les processus

Les plateformes de gestion documentaire automatisée comme Docloop sont des alliées de taille pour les opérateurs logistiques. Les scénarios que vous créez peuvent alimenter votre système 24h/ 24 et 7j/7 en fonction du paramétrage que vous avez configurés. De quoi gagner davantage en productivité et réduire les délais de traitement : l’automatisation pourrait augmenter le taux de productivité jusqu’à 30 % ! Une augmentation record et non négligeable pour toute entreprise.

En éliminant les tâches manuelles, fastidieuses et répétitives, vos équipes sont amenées à être plus disponibles et peuvent se concentrer sur des tâches plus valorisantes.

5. Plus de précision dans les échanges, moins d’erreurs de saisie

Les systèmes d’automatisation des flux de travail permettent de gagner en précision en limitant les erreurs humaines. Un opérateur fait en moyenne 1 erreur toutes les 400 saisies contre une sur 1,5 million pour un outil d’automatisation. Cette robotisation assure une meilleure vue d’ensemble sur l’état de la performance des processus, en temps réel.

6. Une optimisation des ressources

L’automatisation des flux en entreprise engendre une réelle optimisation des ressources. Elle permet de rationaliser les processus, toujours en éliminant les étapes répétitives et en optimisant les séquences d’actions. Par exemple, les systèmes automatisés de gestion des stocks peuvent aider à identifier les niveaux de stock optimaux et à éviter les surstocks ou les ruptures de stock coûteuses.

Une étude menée par McKinsey a d’ailleurs souligné que l’automatisation des processus de commande réduisait les coûts globaux jusqu’à 15 % (Sales automation : The key to boosting revenue and reducing costs, McKinsey)

De même, la robotisation des processus en entreprise permet de réduire considérablement les coûts opérationnels et les dépenses liées à la main-d'œuvre. Supprimer les tâches redondantes permet de supprimer la dépendance à l’humain et à certains outils pour les effectuer.

Quand automatiser vos processus ?

À tout moment. Dès lors que les tâches sont répétitives, chronophages et sujettes à des erreurs, l’automatisation est une solution à considérer sérieusement. Elle est également utile lorsque les processus impliquent de nombreuses étapes et que la coordination entre les différentes membres de l’équipe est difficile.

L'automatisation peut aussi être utile si votre entreprise gère de grandes quantités de données ou traite des transactions à grande échelle. Les outils de gestion automatisée des workflows sont une option que toute entreprise devrait considérer.

Comment intégrer l’automatisation à votre structure ?

Si chaque secteur d’activité a des besoins spécifiques et différents, l’automatisation des flux de travail reste un système particulièrement adapté aux acteurs de la chaîne logistique. Sur Docloop, nos fonctionnalités ont été pensées pour apporter une solution de qualité à tous les acteurs de la chaîne d’approvisionnement.

Quelle solution pour automatiser des flux de travail ?

Les avantages liés à l’automatisation sont nombreux (réduction des tâches manuelles et chronophages, amélioration de l'interopérabilité entre les systèmes, simplification de l'extraction et de la structuration des données, accélération des processus et optimisation des ressources). Encore faut-il choisir un système adapté à vos besoins, et ce, afin de mettre en œuvre une automatisation efficace.

Dans ce contexte, Docloop se positionne comme une solution adaptée pour tous les acteurs de la chaîne logistique. Grâce à des fonctionnalités pensées spécifiquement pour répondre aux besoins et aux problématiques de la chaîne d'approvisionnement, notre outil de traitement intelligent de documents permet l’automatisation de tout ou partie de vos processus en toute simplicité, que ce soit l’ouverture automatique de dossiers, rapprochement automatique des factures, gestion automatisée des grilles tarifaires et plus encore. Qui plus est, avec notre système d’édition de scénarios infinis (principe de loops), vous pouvez automatiser vos différents processus logistiques, extraire ou transférer des données, mieux les structurer, les traduire ou les enrichir, et ce qu’importe le format (PDF, CSV, Excel, API…) ou le système (eFTI, eCMR, DCSA, B2P…).

D’autres solutions existent. Les WMS (Warehouse Management System), les TMS (Transport Management System) ou encore les ERP (Enterprise Resource Planning) représentent des alternatives pouvant contribuer à l’automatisation des flux de travail en logistique, néanmoins, contrairement à Docloop, ces outils ne s’interconnectent pas forcément entre les différents services et logiciels de votre écosystème.

Comment s’y prendre ?

Automatiser un workflow nécessite une certaine préparation. Avant toute chose, il est essentiel d’analyser et de comprendre les processus actuels de votre entreprise pour trouver la solution adaptée. Une fois cela fait, il y a quelques étapes à ne pas négliger :

  • Identifier les flux qui doivent être automatisés : tâches répétitives, actions où les erreurs sont fréquentes… Priorisez les zones où l'automatisation peut apporter le plus de valeur. Pour cela, vous pouvez prendre en compte l’expérience des collaborateurs.
  • Utiliser les bons outils : sélectionnez la solution la plus adaptée à vos besoins. Pensez également à choisir un outil qui s’intègre parfaitement à vos dispositifs déjà en place.
  • Faire des essais : effectuez des tests approfondis pour vous assurer que l’automatisation fonctionne comme prévu. Corrigez les erreurs et les problèmes éventuels avant de l’intégrer définitivement.
  • Former les collaborateurs : avant de mettre en place l’automatisation, il est important de former les utilisateurs et les employés concernés par le nouveau flux de travail automatisé.
  • Mettre en place l’automatisation : il ne vous reste plus qu’à déployer le système d’automatisation au sein de votre entreprise. N’oubliez pas de surveiller régulièrement son fonctionnement et de collecter les retours de ses utilisateurs pour l’ajuster le plus rapidement possible.

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