"Une entreprise sur deux déclare avoir déployé une procédure de facturation électronique pour leurs factures fournisseurs et clients” selon l’enquête OpinionWay pour Quadient. La digitalisation des factures fournisseurs s’impose comme une étape incontournable, portée par l’urgence réglementaire, l’essor de l’automatisation et la nécessité d’optimiser la chaîne logistique. Cette transformation n’est pas qu’un projet IT : elle bouleverse la gestion documentaire, optimise les processus et pose de nouveaux défis techniques et humains.

Le paysage réglementaire évolue rapidement. Les sanctions pour non-conformité se multiplient, tandis que les solutions technologiques gagnent en maturité. Docloop propose une vision claire, automatisée et interopérable pour accompagner les entreprises du secteur dans cette transition stratégique

La dématérialisation des factures consiste à transformer les documents papier en fichiers électroniques structurés, exploitables, conformes et souvent signés numériquement. Depuis la réforme fiscale engagée entre 2024 et 2026, la France impose progressivement la facturation électronique à toutes les entreprises, dans le cadre d’une initiative européenne (directive EN 16931)

La dématérialisation ne se limite pas à la numérisation : elle implique l’intégration automatique dans les systèmes métiers (ERP, TMS), l’extraction et la validation des données, le rapprochement avec d’autres documents (bons de livraison, commandes), et un archivage sécurisé.

Trois niveaux de digitalisation documentaire :

• Dématérialisation simple : scan PDF sans traitement automatisé.
• Dématérialisation probante : document signé, archivable, avec valeur légale.
• Digitalisation intelligente : flux interconnectés, OCR, IA, interopérabilité.

Dans le transport, où les volumes documentaires sont importants (BL, CMR, factures, ordres d’affrètement), cette évolution fluidifie les échanges, réduit les erreurs et garantit la conformité.

Conformité réglementaire

La réforme fiscale 2024-2026 rend obligatoire l’émission et la réception de factures électroniques pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA d’ici 2026. Le format PDF ne sera plus suffisant : seules les factures structurées (Factur-X, UBL, CII) seront acceptées.

Les formats devront être produits par un logiciel de facturation certifié, relié à une plateforme homologuée pour assurer leur transmission et leur traçabilité.

Productivité et performance

La dématérialisation automatise les tâches manuelles, réduit les erreurs de saisie, accélère les paiements et améliore la relation fournisseurs. Les équipes gagnent du temps sur la recherche documentaire, le classement et le suivi des anomalies.

Autres bénéfices

• Lutte contre la fraude et traçabilité accrue
• Réduction de l’empreinte carbone (moins de papier)
• Valorisation de la donnée comme actif stratégique

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Chiffres-clés 2025 :

• 87 % des directions financières jugent la facture électronique prioritaire
• 45 % des entreprises estiment être en retard sur la mise en conformité
• 19 % d’augmentation des contrôles fiscaux sur documents papier en 2024 (source : DGFiP)

Le processus suit plusieurs étapes :

• Réception (portail, mail, EDI)
• Lecture OCR / extraction automatique des données
• Validation / rapprochement (3-way match)
• Intégration dans l’ERP ou le TMS
• Archivage fiscal sécurisé ‍

Les technologies clés sont l’OCR, les API, les formats standardisés (Factur-X, EDI) et les plateformes certifiées (Chorus Pro, PDP)‍. L’intelligence artificielle fiabilise l’extraction, détecte les anomalies et propose des circuits de validation personnalisés‍.

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Nombreuses factures ne rentrent pas dans le protocole des factures électroniques, principalement les factures intra-communautaires, et les factures extra-communautaires. Si les plateformes de factures électroniques pourront traiter les factures françaises, Docloop intervient pour toutes les factures qui n’entrent pas dans le périmètre de ces plateformes.

En outre, les plateformes de facture électroniques n’ont d’obligation que d’extraire un nombre de données minimes - par exemples les données en tête et pied de page, et les totaux. Docloop peut extraire de manière plus détaillée les données : tableaux, lignes de détails, multi-pages, etc.

Docloop propose une plateforme conçue pour le transport et la logistique, combinant IA, OCR et intégrations natives avec les ERP, TMS et plateformes tierces. Les factures sont traitées en flux continu, de la réception à l’archivage, avec synchronisation temps réel et aide au rapprochement automatique (facture-BL-commande)

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La dématérialisation des factures est une opportunité de transformation digitale pour un secteur historiquement marqué par la paperasse. En 2025, la question n’est plus « si », mais « quand » et « comment ». Les entreprises qui anticipent ces changements renforcent leur compétitivité : relations fournisseurs fluidifiées, risques réduits, conformité garantie. À l’inverse, les retardataires s’exposent à des surcoûts, des redressements fiscaux et des  retards de traitements documentaires‍.

Docloop s’impose comme un partenaire de croissance, proposant une solution agile, intuitive et conforme, qui fait de la dématérialisation une opportunité d’innovation et de performance durable

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