Les factures sont des documents essentiels dans le monde des affaires. Elles permettent d’enregistrer les transactions commerciales et de maintenir une traçabilité financière. Cependant, convertir des factures papier en documents numériques peut être un processus fastidieux et coûteux. 

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Alors comment éviter de perdre un temps précieux lors de la conversion numérique de vos factures ? C’est là que les nouvelles technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) entrent en jeu. L’OCR offre une solution efficace pour faciliter la conversion des factures en documents numériques, simplifiant ainsi la gestion des flux de facturation et optimisant les processus comptables. Regardons ensemble ce que sont la reconnaissance automatique des facteurs et ses avantages.

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L’OCR est un processus automatisé qui permet de convertir les documents papier, tels que les factures, en fichiers numériques. 

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En utilisant un logiciel OCR, vous pouvez numériser les factures de votre entreprise. C’est un outil qui vous fait économiser du temps et de l’argent. Plus besoin de saisir manuellement les données, fini les erreurs dues à la fatigue ou à un instant de déconcentration. Les technologies de reconnaissance optique de caractère vous facilitent la gestion électronique de vos documents.

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Un logiciel OCR intelligent peut analyser une facture et extraire les informations importantes telles que les montants, les dates, les noms des fournisseurs, etc. Il est capable de reconnaître et de comprendre le texte imprimé grâce à des algorithmes sophistiqués et à l’apprentissage automatique.

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En utilisant l’OCR pour les factures, les entreprises peuvent automatiser les tâches liées au traitement des factures. Ce processus fait gagner du temps en évitant la saisie manuelle des données et en accélérant les flux de travail comptables.

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De même, l’automatisation des processus de facturation avec l’OCR peut contribuer à réduire les coûts opérationnels. En évitant les erreurs de saisie manuelle et en accélérant les processus, les entreprises peuvent économiser de l’argent sur les ressources humaines et améliorer l’efficacité globale de leur service comptable.

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L’OCR peut aider les entreprises de différentes manières. Tout d’abord, il permet d’économiser des heures de travail en convertissant les factures en fichiers numériques. Par exemple, l’utilisation d’un système OCR peut diviser le temps nécessaire pour traiter les factures par 3 ! Vos employés vont pouvoir se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée et ce dispositif va améliorer l’efficacité globale de votre entreprise.

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Les systèmes OCR vous font également bénéficier d’importantes économies d’argent tout en rationalisant vos processus. En automatisant la conversion des documents papier en texte numérique, votre entreprise peut réduire les coûts liés à:

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• L’impression
• La copie
• Aux consommables
• La maintenance du matériel de bureau

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L’utilisation de l’OCR peut réduire les coûts de traitement des documents de plus de 50 %. La raison est simple : le coût ce traitement d’une facture numérique est deux fois moins important qu’une facture papier ou PDF. En passant par la reconnaissance automatique de caractère pour vos factures, vous pouvez allouer les ressources de votre entreprise de manière plus efficace et améliorer votre rentabilité.

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Enfin, les systèmes OCR améliorent la précision ainsi que la fiabilité des données et des informations. En convertissant les images de texte en données textuelles, l’OCR procure une analyse plus précise et une intégration facile avec d’autres logiciels métier. 

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En combinant les logiciels d’OCR avec l’IA, on peut désormais rendre le risque d’erreur quasi nul et ainsi avoir des données beaucoup plus fiables. Avec des informations de meilleure qualité, vous pouvez améliorer la prise de décision et diminuer les risques d’erreurs coûteuses.

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L’utilisation d’un OCR pour vos factures vous permet d’optimiser vos processus et d’économiser du temps et de l’argent. Pour rappel, la saisie des factures fournisseurs peut représenter jusqu’à ⅓ du temps de travail d’une entreprise. En automatisant la saisie des données, vous gagnez un temps précieux en évitant les tâches répétitives et fastidieuses liées à la saisie manuelle des informations présentes sur les factures.

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En plus d’optimiser les processus, l’OCR améliore également la précision et la fiabilité des données. Les erreurs de saisie manuelle sont réduites grâce à la reconnaissance automatique des caractères. L’OCR permet d’atteindre une précision de lecture des factures quasi parfaite. Il garantit des données exactes et fiables, ce qui est essentiel pour la comptabilité et la gestion financière d’une entreprise.

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Pour finir, l’OCR participe grandement à l’amélioration de la productivité et à l’accélération des cycles de facturation. En automatisant la saisie et la reconnaissance des données, vous pouvez traiter un plus grand nombre de factures en moins de temps. Ce faisant, vous bénéficiez:

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• D’une accélération du processus de facturation
• D’une réduction des délais de paiement
• D’une amélioration des relations avec vos fournisseurs

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Votre temps de travail est précieux. Évitez à vos employés des heures inutiles à saisir manuellement des factures en passant par une technologie OCR. Docloop vous offre une solution pour traiter intelligemment vos documents. Nous vous mettons à disposition des outils qui utilisent l’intelligence artificielle pour extraire les données de tous vos documents importants, y compris vos factures !

• Les systèmes OCR populaires incluent Adobe Acrobat, IBM Watson et Google Cloud Vision

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Lorsqu’il s’agit de choisir un système OCR pour les factures, plusieurs options populaires se démarquent. Adobe Acrobat, IBM Watson et Google Cloud Vision sont parmi les systèmes OCR les plus utilisés. Ces systèmes offrent des fonctionnalités avancées de reconnaissance optique de caractères et peuvent être configurés pour reconnaître des mots-clés spécifiques.

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En termes de personnalisation, les systèmes OCR peuvent être adaptés aux besoins spécifiques d’une entreprise. Vous pouvez ainsi avoir la certitude que les informations importantes des factures, telles que les montants, les dates et les numéros de facture, sont extraites avec précision. 

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Les systèmes OCR permettent d’automatiser la capture de données à partir de reçus, de documents et même de plaques d’immatriculation, réduisant ainsi les tâches manuelles et chronophages. En les utilisant, vous gagnez du temps et de l’argent.

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Ils réduisent également les erreurs humaines associées à la saisie manuelle de données. Vous avez accès à des informations plus précises et fiables, ce qui n’est pas négligeable, quel que soit votre secteur d’activité.

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Enfin, l’automatisation des factures va réduire les délais et accélérer les cycles de facturation.

Vous avez suffisamment perdu votre temps à traiter manuellement vos documents. Docloop a conçu des solutions intelligentes qui s’occupent de saisir automatiquement vos documents sans action manuelle. Docloop s’intègre parfaitement à tous les services et logiciels de votre écosystème et n’a qu’un seul objectif : vous faciliter la tâche. Essayez dès maintenant en planifiant une démo !