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L'OCR (Optical Character Recognition) est une technologie de reconnaissance optique de caractères qui permet de convertir des images contenant du texte en textes codés par machine. Cette technologie octroie à un ordinateur la possibilité d'identifier le contenu d'une image ou d'un fichier en analysant les caractères présents.
Environ 70% des entreprises continuent de traiter leur facture sur papier ; mais ce processus est coûteux, chronophage et sujet aux erreurs. En numérisant les factures fournisseurs à l'aide de l'OCR, vous pouvez automatiser et accélérer le traitement de vos factures tout en bénéficiant de nombreux avantages. Docloop vous explique comment fonctionnent les logiciels OCR concernant les factures des fournisseurs.
La reconnaissance optique de caractères est une technologie informatique utilisée pour la traduction de textes imprimés ou dactylographiés en fichiers de texte exploitables.
Le fonctionnement de l'OCR repose sur plusieurs étapes. Tout d'abord, l'image contenant le texte est prétraitée pour améliorer la qualité et la lisibilité. Ensuite, le texte est segmenté, c'est-à-dire qu'il est découpé en zones contenant chaque caractère individuel. Dans la troisième étape, les caractères sont reconnus et convertis en texte à l'aide d'algorithmes de reconnaissance de caractères. Enfin, un post-traitement peut être effectué pour améliorer la précision et la cohérence du résultat final.
La reconnaissance optique de caractères trouve de nombreuses utilisations dans divers domaines. Dans le domaine du transport et de la logistique, ce système peut être utilisé pour automatiser différents processus documentaires et améliorer l'efficacité des opérations.
Différentes technologies et logiciels OCR sont disponibles sur le marché. Certains fournisseurs proposent des solutions basées sur des modèles pré-entraînés, tandis que d'autres utilisent des approches basées sur l'apprentissage automatique (machine learning) pour améliorer la précision de la reconnaissance de caractères.
De même, certains logiciels OCR peuvent être intégrés à des systèmes existants via des API, tandis que d'autres offrent des solutions de bout en bout pour la numérisation et le traitement des documents.
Notez que les avancées récentes dans les technologies OCR, notamment l'utilisation de l'intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique, ont permis d'améliorer considérablement les performances et l'exactitude de la reconnaissance de caractères.
Docloop vous propose des technologies basées sur les dernières innovations en intelligence artificielle. Nous intégrons l’IA à nos outils pour vous offrir le meilleur traitement intelligent de vos documents.
La lecture et la saisie des factures convient parfaitement à l’utilisation de l’OCR. Ce processus extrait automatiquement les informations pertinentes de vos factures. Il vous offre une numérisation et un traitement de vos documents comptables plus rapide et efficace.
Avec un logiciel OCR intelligent, vous pouvez entre autres :
- Automatiser votre processus de traitement des factures : plus besoin de saisir manuellement vos factures. Le logiciel OCR le fait pour vous de manière automatique.
- Extraire vos données de manière fiable : avec l’OCR, vous réduisez le risque de faire des erreurs de saisie. Il extrait toutes les données importantes de vos factures avec précision.
- Classer vos factures : vous pouvez programmer un logiciel OCR pour classifier les factures fournisseurs en fonction de différents critères.
L’OCR traite les factures plus rapidement en automatisant l'extraction des données. En moyenne, une facture électronique est traitée en 3 jours, cette période atteint 15 jours pour celles au format papier. En réduisant le temps de saisie, vos salariés peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
En éliminant la saisie manuelle de vos données, la reconnaissance optique de caractères réduit les risques d'erreurs humaines. En moyenne, le taux d’erreur lors de la saisie de données varie entre 0,55% et 3,6%. Si votre entreprise traite des centaines de factures par mois, le nombre d’erreurs à l’arrivée est important. L’utilisation de l’OCR vous garantit une plus grande précision dans le traitement de vos factures et réduit vos problèmes liés aux erreurs de saisie.
La numérisation automatique de vos factures vous permet également de faire des économies. On estime que le traitement d’une facture papier coûte environ 15€, contre 7€ lorsqu’elle est sous un format numérique. Cette division par deux des coûts n’est pas négligeable !
Pour terminer, l’OCR octroie aux entreprises une meilleure visibilité sur leurs données financières et leurs flux de trésorerie. Vous bénéficiez d’un suivi plus précis des paiements, des délais de paiement et des performances de vos fournisseurs.
Le traitement intelligent de vos documents, et notamment de vos factures, vous fait gagner en productivité. Ce n’est pas un hasard si 67% des entreprises issues du secteur de la logistique souhaitent investir dans la technologie depuis la pandémie. L’intelligence artificielle couplée à des logiciels OCR vous fait gagner un temps précieux. Vous faites des économies et vous bénéficiez d’une meilleure visibilité.
Docloop, spécialiste de l’automatisation des flux documentaires, vous aide à passer à un traitement intelligent de vos documents. Faites dès maintenant une démo de nos outils !
Suivez ce guide étape par étape pour utiliser l’OCR afin de lire vos factures fournisseurs :
- Utilisation du logiciel OCR : importez la facture au format PDF dans le logiciel OCR. Il est conçu pour reconnaître et extraire automatiquement les données textuelles à partir de l'image numérisée.
- Conversion en texte : le logiciel va convertir le document en un fichier texte éditable.
- Extraction des données : une fois la facture convertie, le logiciel analyse le contenu et extrait les informations pertinentes (fournisseur, montant, libellé de dépense…).
- Intégration dans le système de comptabilité : Les données extraites peuvent être directement intégrées dans votre système de comptabilité ou d'autres logiciels utilisés pour gérer les factures fournisseurs. La solution Docloop s'intègre parfaitement à votre système de comptabilité pour une automatisation fluide et sans erreurs du traitement de vos factures.
- Gestion et archivage : une fois les données extraites et validées, la facture peut être gérée et archivée électroniquement. Ce procédé facilite la recherche et la récupération ultérieure des factures.
La reconnaissance optique de caractères offre de nombreux avantages pour la lecture des factures fournisseurs. Au lieu de saisir manuellement les informations, l'OCR peut extraire automatiquement les données clés, réduisant ainsi les efforts administratifs.
En automatisant la lecture des factures, l'OCR minimise les risques d'erreurs humaines, ce qui garantit une plus grande précision dans le traitement des données financières. Ainsi, avoir un processus automatique de traitement des factures est efficace pour réduire les coûts liés aux erreurs de saisie.
De plus, en accélérant le flux de travail, l'OCR permet de traiter un plus grand volume de factures en moins de temps, ce qui peut avoir un impact positif sur la trésorerie et les relations avec les fournisseurs.
Passer au traitement intelligent de vos documents en optant pour nos logiciels ! Docloop propose une solution 100% européenne qui s’intègre parfaitement à votre écosystème informatique. Arrêtez de perdre du temps à saisir manuellement vos factures fournisseurs et optez pour le traitement automatique de ce type de documents.
