Les documents, qu’ils soient administratifs ou techniques, sont au centre de nombreuses organisations, entreprises ou institutions. Extraire et traiter les données contenues dans ces documents peut être un processus complexe et chronophage. Par exemple, combien de temps vous ou vos équipes avez perdu en saisissant manuellement les factures ? Heureusement, grâce aux avancées des technologies, le Traitement Intelligent des Documents (TID) offre des solutions efficaces pour relever ce type de défi.

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Le traitement automatique des documents facilite la recherche et l’accès aux informations pertinentes via un partage plus rapide et une catégorisation des données extraites. Il réduit également le coût de traitement des informations tout en diminuant le risque d’erreurs humaines. Pour mettre en place un TID, vous devez vous tourner vers des solutions qui utilisent différentes technologies comme le traitement du langage naturel (TLN) ou la reconnaissance optique de caractères (OCR).

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Docloop, entreprises spécialisées dans l’automatisation des flux documentaires, vous propose ce type de solution et répond à toutes vos questions concernant le TID et l’extraction de données dans cette FAQ.

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Le traitement automatisé des documents repose sur l'utilisation de différentes technologies qui permettent de capturer, extraire et traiter les données contenues dans les documents de manière automatisée.

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• La reconnaissance optique de caractères : la technologie OCR permet de convertir les textes imprimés ou écrits à la main en données électroniques exploitables.

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• Le traitement du langage naturel : le TLN est utilisé pour analyser et comprendre le contenu textuel des documents. Il peut reconnaître des entités spécifiques (noms, dates, adresses, etc.) et effectuer des tâches de classification et de catégorisation des documents.

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• L’apprentissage automatique (Machine Learning) : cette technique est utilisée pour entraîner des modèles informatiques à reconnaître des schémas et des structures dans les données. Elle est appliquée au traitement automatisé des documents pour améliorer la précision de l'extraction des informations et s'adapter à des documents de formats différents.

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Comme vous le savez, il existe différents types de documents qui transitent au sein et entre les organismes. Chaque type de document peut nécessiter des technologies spécifiques en fonction de sa structure et de son contenu. En fonction de la catégorie du document (structuré, semi-structuré ou non structuré), les technologies OCR, TLN ou une combinaison de systèmes incluant également l’intelligence artificielle vont être requises. 

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L’utilisation des technologies d'apprentissage automatique pour le traitement des documents

L'apprentissage automatique joue un rôle essentiel dans le traitement automatisé des documents. En utilisant des algorithmes d'apprentissage automatique, les systèmes sont entraînés à reconnaître et à extraire des informations spécifiques à partir des documents. Ils s'adaptent à de nouvelles structures ou à des variations dans la mise en page. Ces technologies sont à la base du traitement intelligent des documents, qui peut grâce à elles atteindre une précision d’extraction des données de 99%.

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Les algorithmes sont utilisés dans le traitement des documents pour plusieurs raisons :

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• Extraire les informations utiles : dans le cadre de l’OCR, les algorithmes sont utilisés pour convertir des images ou des fichiers PDF en texte éditable. Ils facilitent ainsi la recherche, la manipulation et l'analyse de données textuelles présentes dans les documents.

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• Classifier automatiquement les données : les algorithmes peuvent classer automatiquement les documents en fonction de leur contenu, de leur catégorie ou de leurs caractéristiques. Ils simplifient l’organisation et la récupération ultérieure des données.

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• Accélérer les processus : l’utilisation d'algorithmes permet d’automatiser et d’accélérer des tâches liées au traitement des documents. Selon 60% des salariés interrogés dans l’enquête Smartsheet, l’automatisation des tâches répétitives comme le traitement manuel des documents leur permettrait d’économiser 6 heures voire plus chaque semaine !

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Dans le monde des entreprises, on estime que 80 % à 90 % des données générées et collectées par celles-ci sont non structurées. Or, les algorithmes sont essentiels pour traiter ce type d’information. C’est pourquoi ils sont si importants et que la place de l’IA dans le traitement des documents prend une place de plus en plus importante.

Chez Docloop, nous intégrons les dernières innovations en termes d’intelligence artificielle dans nos logiciels d’OCR et d’analyse automatique des documents. Avec nos services de traitement intelligent des documents, vous allez gagner en productivité et réduire vos coûts !

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Réduire les coûts et les erreurs

En utilisant un système TID, vous pouvez réduire les coûts de traitement en automatisant l'extraction des données des documents. Le coup d’un tri et d’une saisie manuelle des documents varie entre 4 € et 6 €. En passant par une technologie TIP, vous payez environ 80% de moins avec un coût unitaire réduit à 0,50 €.

De plus, vous gagnez du temps en évitant l'extraction manuelle des données et vous réduisez les erreurs humaines associées à ce processus.

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Personnalisation et adaptabilité

Les solutions TID sont hautement personnalisables. Vous pouvez personnaliser les modèles d'intelligence artificielle pour traiter des documents spécifiques dans votre fonction commerciale et exporter les données extraites vers n'importe quel système. Vous pouvez ainsi adapter le système à vos besoins spécifiques et l'intégrer facilement dans votre infrastructure existante.

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Amélioration de la sécurité et de la conformité des données

La sécurité et la conformité des données sont des éléments clés pour toutes les organisations. Le traitement intelligent des documents peut contribuer à renforcer la sécurité et la conformité en :

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• Protégeant les données sensibles : l’utilisation des technologies d'intelligence artificielle comme l’OCR extrait les données sensibles de manière sécurisée et confidentielle.

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• Améliorant la gestion des autorisations et des accès : les solutions IDP offrent des fonctionnalités de gestion des autorisations et des accès aux documents traités. Par exemple, seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations extraites et les manipuler, réduisant ainsi les risques de divulgation non autorisée ou d'accès indésirable.

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• Offrant une meilleure traçabilité des données : avec le traitement intelligent des documents, il est possible de suivre l'ensemble du processus de traitement des données, depuis l'extraction jusqu'à leur exportation vers d'autres systèmes.

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• Optimisant la sécurité de l'information : les solutions IDP intègrent des mécanismes de sécurité avancés pour protéger les données tout au long du processus de traitement (chiffrement des données, authentification des utilisateurs…).

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Pour bénéficier de ces avantages, rien de plus simple ! Il suffit de nous contacter et de tester nos logiciels de traitement intelligent des documents. Nos solutions 100% européennes ont fait leurs preuves auprès de nombreuses entreprises. Nous sommes au fait des dernières innovations en la matière pour vous proposer le service TID le plus complet et le plus performant possible.